Defesa melhora gestão documental
 Facilitar o acesso a documentos em formato electrónico e melhorar a concentração dessa mesma informação, levou o Ministério da Defesa Nacional a implementar um novo sistema de gestão documental e workflow. O projecto deverá estar concluído no final do ano.
Segundo contou ao portal iGOV o Director do Gabinete de Comunicação e Relações Públicas do Ministério da Defesa Nacional, o Coronel Vítor Borlinhas, a implementação do novo sistema, que arrancou no passado mês de Julho e deverá estar concluída no final de 2009, «surge da necessidade de implementar uma aplicação de Gestão Documental e Workflow que garantisse a organização, consulta e arquivo, de documentos em formato electrónico e permitisse concentrar toda a informação de natureza documental de forma a melhorar a qualidade dos serviços prestados».
Além destes objectivos, a solução cuja implementação está a cargo da Datacomp, visa «aumentar a produtividade e a satisfação dos utilizadores, reduzir os custos e gerir de forma mais eficiente os documentos», revelou o responsável do projecto.
Para o Coronel Vítor Borlinhas, o desenvolvimento de um projecto destes no seio do Ministério da Defesa «era algo de inevitável, a escolha era, ou agora, ou mais tarde e por arrastamento, e nesta, como noutras matérias, é sempre desejável estar na vanguarda quando se trata da obtenção de ganhos de eficiência e do aumento dos níveis de resposta aos cidadãos».
 Solução assente em três pilares
Como foi referido, a implementação do projecto coube à Datacomp. Ao iGOV o director de projectos e serviços da empresa, Jorge Paulo, contou que a solução implementada «assenta em três importantes componentes tecnológicos». São estes três pilares as tecnologias Microsoft Office Sharepoint Server 2007, Microsoft Infopath 2007 e K2 BlackPearl, refere.
«Baseada em reconhecidos e actuais standards de mercado nas respectivas àreas de intervenção, a estreita integração entre estes componentes tecnológicos permite alcançar importantes ganhos de produtividade, conseguindo-se frequentemente soluções limpas de código, que não só diminuem a dependência e custo de desenvolvimento como permitem maior envolvimento de utilizadores tradicionais mantendo um elevado nível funcional», defende Jorge Paulo.
Como principais vantagens para o Ministério da Defesa, o responsável enfatiza o facto de «a forma como as diferentes tecnologias se compõem permite construir uma plataforma colaborativa para todos os utilizadores onde é possível gerir o conhecimento da organização e sistematizar os processos de negócio». O director de projectos e serviços da Datacomp acrescenta ainda que «a automatização dos processos de trabalho, a sua implementação electrónica e o contínuo acompanhamento dos fluxos permite uma maior agilidade e capacidade de gestão».
 Próximos passos
Nesta fase inicial do projecto ainda é prematuro analisar resultados concretos, nomeadamente a nível da receptividade da solução. Mas segundo o responsável do Ministério da Defesa Nacional «foi efectuado um esforço de formação na gestão da mudança e acreditamos que os futuros utilizadores já estão preparados para aceitar com entusiasmo e satisfação um processo que tem por finalidade a melhoria da qualidade dos serviços que prestam aos cidadãos».
Os próximos passos da aplicação vão consistir em «melhorá-la e expandi-la para bem dos utilizadores, da organização a que pertencem e dos cidadãos que beneficiam da qualidade dos seus serviços», sublinha o coronel Vítor Borlinhas.
Já Jorge Paulo avança que «do ponto de vista de evolução do projecto no Ministério da Defesa, em situação normal será a consolidação da implementação realizada através da análise dos diversos relatórios de performance dados pela solução e que permitem identificar pontos de melhoria nos processos implementados de forma a melhorar, cada vez mais, a produtividade e a qualidade do trabalho realizado».
Posteriormente está prevista «a expansão da solução para outras unidades orgânicas do Ministério por forma a que todos possam trabalhar de forma uniforme utilizando a ferramenta e métodos de trabalho implementados», conclui.
[i] Flash
Nome do Projecto: Aplicação de Gestão Documental e Workflow
Entidade: Ministério da Defesa Nacional
Responsável pelo projecto: Jorge Paulo
Tempo de Implementação: Julho 2009 a Dezembro 2009
Tipo de Desenvolvimento: Interno
Parceiros de desenvolvimento: Datacomp
Contactos: E-mail: secretaria.geral@defesa.pt; Telefone: +351 213 010 001
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