Business Intelligence na AP Local
Nuno Salvador, Coord. Gabinete Sistemas de Informação do Município Pombal
Oportunidade
O termo Business Intelligence (BI) já faz parte do vocabulário das várias Autarquias Locais (AL) e a sua adopção começa a ser levada muito a sério, sendo por isso mais uma camada de um Sistema de Informação Municipal. Assiste-se hoje a uma discussão sobre as vantagens ou desvantagens da sua implementação.
Nos tempos que correm, onde é difícil e necessário tomar decisões difíceis, quem tem a possibilidade de recorrer a ferramentas de BI consegue tomar essas decisões com maior consciência e responsabilidade. As ferramentas de BI permitem às organizações obter informações aprofundadas sobre as suas actividades, na medida em que se consegue mais facilmente alcançar o detalhe da informação. Muitas vezes os resultados são verdadeiras surpresas, porque a informação é reveladora dos factos, onde a frase “…nunca tinha pensado nesta perspectiva…” revela o espanto da descoberta.
Áreas de Aplicação
Podem aplicar-se ferramentas de BI nas AL em todas as áreas. Obviamente que terão maior visibilidade e retorno nas áreas que constituem o core business dos Municípios, como são o exemplo do Licenciamento Urbanístico, as Taxas e Licenças e em alguns casos as Águas e Saneamento. Pode ainda ser utilizado para suportar decisões políticas nomeadamente nos investimentos mais prioritários, assim como em que zonas do seu território (Data Mining Geo-Espacial). Deve ser utilizado como ferramenta de apoio e de controlo do mapa estratégico que cada organização define para cumprir.
Mas existe uma área específica em que a aplicação de BI pode e deve ter um papel muito importante que é o processo de avaliação de desempenho, nomeadamente na aplicação do Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho para a Administração Pública (SIADAP 123). A avaliação de desempenho tem como objectivo a promoção de uma cultura do mérito, no desenvolvimento dos funcionários e na melhoria da qualidade dos serviços prestados ao cidadão, à sociedade civil e às empresas. Neste prisma, os funcionários e as organizações da AP são avaliados de acordo com os resultados obtidos na execução das suas actividades e projectos.
Para que se possam medir esses resultados, é necessário ter as ferramentas adequadas e justas, e é aqui que o BI assume o papel de fornecer a informação necessária para apurar os resultados, que ajudarão na classificação. O BI associado com outra ferramenta Balanced Scorecard (BSC), que permite obter os indicadores do desempenho, permitirá aos executivos obter a informação necessária para premiar o mérito do desempenho organizacional e individual, obter uma “fotografia” exacta de como se encontra a sua organização, e por último mas não mesmo importante, tomar decisões sobre essas informações com objectivo de optimizar os recursos e tornar a organização mais eficiente.
Constrangimentos para a sua implementação
Hoje em dia ainda é difícil apurar resultados. Para apurar os resultados, é necessário que a informação esteja registada, que esteja organizada e que esteja facilmente acessível. Muitas vezes fazem-se estimativas com pouco fundamento e dão-se os objectivos como cumpridos, sem que efectivamente tal aconteça.
No meu ponto de vista a implementação de BI nas Autarquias ainda tem que ultrapassar algumas barreiras, para que possa ser considerado um componente natural num Sistema de Informação de um Município:
• Existência de dados mal estruturados, causado pela inexistência de um ERP consolidado e abrangente a todas as áreas;
• Inexistência de qualidade nos dados;
• Falta de orçamento para este tipo de projectos, porque são normalmente muito caros;
• A identificação da necessidade do BI ainda é feita pelos departamentos de Informática das autarquias, ou seja, ainda existe falta de visão dos executivos e dirigentes, para a utilidade destas ferramentas;
• Falta de informação/formação sobre BI;
• Pouca disponibilidade para Avaliar e Medir, o foco da maioria dos dirigentes ainda está no paradigma Executar;
• Carência de mecanismos e boas práticas nos processos de gestão.
O desafio que as Autarquias Locais têm pela frente é seguramente trabalhar para ultrapassar estes constrangimentos. Desde logo começar pela qualidade dos dados, não deveria ser possível a introdução de dados incompleta/incorrecta no SI, mesmo que tal origine pouca celeridade.
Este tipo de projectos deve ser identificado pelos gestores e não pelos departamentos de informática. São os gestores que devem perceber que uma ferramenta de BI e BSC os ajuda a monitorizar e a planear melhor e em consequência conseguir maior eficiência na gestão dos seus processos.
Conclusão
O nível de exigência é cada vez maior, os cidadão e empresas estão hoje melhor informados que nunca. Por isso agora é necessário subir um degrau na gestão dos processos organizacionais, e o recurso ao BI poderá sem qualquer dúvida contribuir para essa escalada e consequentemente melhorar a gestão Municipal.
[i] Perfil Nuno Salvador
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